Papierakten sind nicht nur lästige Platzfresser, sie sind auch Datengräber. Trotzdem sind sie in vielen Unternehmen immer noch Standard. Dieser Projektleitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Akten in drei Schritten digitalisieren und in ein modernes Enterprise Content Management (ECM) überführen.
Inhalt:
Der Traum vom papierlosen Büro ist so alt wie die Digitalisierung selbst. Trotz der unbestrittenen Vorteile einer digitalen Datenhaltung türmen sich in deutschen Unternehmen jedoch bis heute die Papierberge – nur noch getoppt von der öffentlichen Verwaltung. Hier nur ein Beispiel: Bafög-Anträge können seit September 2021 digital gestellt werden, in den zuständigen Ämtern werden aber sämtliche Dokumente wieder ausgedruckt. Es musste sogar zusätzliches Personal eingestellt werden, um das enorme Druckvolumen bewältigen zu können.
Wie es besser geht, zeigt der vorliegende Projektleitfaden. Er erklärt Ihnen, wie Sie in drei Schritten ein modernes Enterprise Content Management (ECM) einführen und Ihre Akten digitalisieren.
Nach der Lektüre wissen Sie:
- Welche Fragen Sie sich bei der Vorbereitung eines Migrationsprojekts stellen sollten.
- Wie Sie Ziele für die Migration zur digitalen Aktenhaltung festlegen und Kennzahlen für die Erfolgsmessung definieren.
- Wie Sie die Machbarkeit mit einem Proof of Concept überprüfen.
- Wie Sie den Return on Investment (ROI) einer digitalen Aktenführung ermitteln.
Originalauszug aus dem Dokument:
Wichtiger Bestandteil des Arbeitsplatzes der Zukunft
In digitale Prozesse integriert, sind digitale Akten erst richtig effizient und ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsplatzes der Zukunft. Die Vorteile liegen also klar auf der Hand. Bleibt nur die Frage: Wie lassen sich digitale Akten am einfachsten im Unternehmen einführen? Und worauf ist dabei zu achten? Dieses Whitepaper bietet Ihnen einen Überblick über den gesamten Projektablauf, von der Analyse über die Einführung bis zur Etablierung. So gelangen Sie in 3 Phasen sicher ans Ziel. Und los geht‘s!
Erfolgreich in die Digitalisierung starten
Aktenberge stapeln sich auf Bürotischen? In unzähligen Kellerräumen türmen sich verstaubte Akten, die im schlimmsten Fall vor lauter Feuchtigkeit bereits Schimmel angesetzt haben und unbenutzbar geworden sind? Wer unter diesen Umständen mal schnell eine Akte finden möchte, benötigt Zeit und Nerven.
Schnelle digitale Verarbeitung von Informationen spart viel Zeit
Die physische Aktenablage sollte eigentlich längst der Vergangenheit angehören. Eine schnelle digitale Verarbeitung von Informationen spart schließlich sehr viel Zeit – nicht zuletzt bei der Auffindbarkeit. Und mehr noch: Die systematische und automatisierte Analyse von Daten, die in digitalen Akten schlummern, kann ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen sein. Sie bringen strategische Vorteile und stellen die zukünftige Konkurrenzfähigkeit sicher. Dazu allerdings muss man sie richtig auswerten.