Papierakten brauchen viel Platz und lassen sich nur mühsam durchsuchen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen anhand von sieben erfolgreichen Praxisbeispielen aus verschiedenen Branchen, wie Sie Ihre Aktenberge in drei Schritten digitalisieren und in ein modernes Dokumentenmanagement überführen.
Inhalt:
Papierakten belegen viele Regalmeter im Büro und füllen ganze Keller und Archive. Wer darin gezielt nach Informationen suchen möchte, muss viel Geduld und starke Nerven mitbringen.
Die Digitalisierung dieser Aktenberge steht deshalb bei vielen Unternehmen und Behörden weit oben auf der To-do-Liste. Oft scheitern solche Projekte jedoch an der schieren Menge und der Komplexität der zu verarbeitenden Informationen.
Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie diesen Leitfaden lesen. Anhand von sieben Beispielen aus der Praxis erfahren Sie, wie Sie in drei Schritten ein modernes Dokumentenmanagement einführen und Akten unterschiedlichster Art erfolgreich digitalisieren.
Nach der Lektüre wissen Sie:
Welche Fragen Sie sich bei der Vorbereitung eines Migrationsprojekts stellen sollten.
- Wie Sie Ziele für die Migration zur digitalen Aktenhaltung festlegen und Kennzahlen für die Erfolgsmessung definieren.
- Wie Sie die Machbarkeit mit einem Proof of Concept überprüfen.
- Wie Sie den Return on Investment (ROI) einer digitalen Aktenführung ermitteln.
Originalauszug aus dem Dokument:
1. Lieferantenakte
Koordinieren Sie Lieferantenbeziehungen und Projektdetails effizient und transparent. Verfolgen Sie Lieferantenleistungen und Projektmeilensteine in Echtzeit, um Engpässe frühzeitig zu erkennen. Durch die zentrale Ablage aller relevanten Dokumente verbessern Sie die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der gesamten Lieferkette.
Einsatzbereiche
Beschaffung: Koordination von Lieferantenangeboten und Bestellungen.
Projektmanagement: Verwaltung von Lieferantenbeziehungen innerhalb von Projekten.
Qualitätssicherung: Dokumentation und Nachverfolgung von Lieferantenleistungen und Projektfortschritten.
Use Case
Unternehmen: ARI-Armaturen Albert Richter GmbH & Co. KG
Branche: Maschinen- & Anlagenbau
Herausforderung: Nach einem Wasserschaden suchte das Unternehmen ARI-Armaturen nach einem modernen Dokumentenmanagementsystem (DMS), das eine übersichtliche Ablage ermöglicht und Produktions- sowie administrative Prozesse beschleunigt. Es galt, Dokumente schnell auffindbar zu machen, Arbeitsprozesse standortübergreifend zu vereinheitlichen und die Übersicht über Dokumente in Bezug auf Lieferanten und Kunden zu verbessern.