Microsoft 365 ist der De-facto-Standard für Office- und Collaboration-Lösungen – aber lässt sich die Suite überhaupt datenschutzkonform einsetzen? Welche Vorkehrungen muss ich treffen, um mit M365 nicht gegen die DSGVO zu verstoßen? Dieses Whitepaper gibt Ihnen detaillierte Antworten auf diese Fragen.
Inhalt:
Microsoft gerät immer wieder ins Visier von Datenschützern. So verlieh die Bürgerrechtsorganisation Digitalcourage dem US-Konzern in diesem Jahr bereits zum zweiten Mal den Big Brother Award für sein „Lebenswerk“. Microsoft zwinge mit seiner Marktmacht Menschen, Unternehmen und Behörden dazu, bei ihren digitalen Aktivitäten dauernd Daten in die USA zu übermitteln und sich dadurch in Echtzeit überwachbar zu machen, hieß es in der Laudatio. Die Konferenz der Datenschutzbehörden von Bund und Länder (DSK) stellte zudem im November 2022 fest, dass Microsoft 365 nicht auf der Grundlage der vom Anbieter bereitgestellten Angaben (Datenschutznachtrag vom 15. September 2022) datenschutzkonform betrieben werden kann.
Die Vorwürfe der Datenschützer scheinen Unternehmen jedoch wenig zu kümmern. Microsoft 365 ist der De-facto-Standard für Office- und Collaboration-Anwendungen und wird nahezu flächendeckend eingesetzt. Damit Sie bei der Nutzung nicht gegen geltendes Recht verstoßen und hohe Risiken eingehen, sollten Sie dieses Whitepaper lesen.
Es zeigt Ihnen:
- Wie Sie OneDrive rechtskonform einsetzen und welche alternativen Cloud-Speicher es gibt.
- Was bei der Nutzung von MS Teams zu beachten ist.
- Wie Sie die E-Mail-Verschlüsselung in Outlook einrichten.
Originalauszug aus dem Dokument:
Wie (un)sicher sind Ihre Dateien in MS Teams?
Grundsätzlich besteht bei der Nutzung von MS Teams bzw. Office 365 immer die Gefahr, dass Daten an amerikanische Behörden weitergegeben werden. Begünstigt wird dies durch den Cloud Act. Kombiniert man die Anwendungen aber mit Lösungen zum sicheren Datenaustausch, kann man sich gegen diese Lücke absichern und behält die Hoheit über die eigenen und häufig sensiblen Unternehmensdaten. Neben der Absicherung der ausgetauschten Dateien und Informationen ergeben sich durch den Einsatz einer File Service Plattform wie DRACOON noch weitere Vorteile. Alle Benutzer arbeiten automatisch datenschutzkonform und können die Vorzüge der Microsoft-Produkte nutzen. Die Lösung ermöglich in Outlook die verschlüsselte Zustellung von E-Mail-An- hängen oder bedarfsweise vollends verschlüsselten E-Mails, ohne dass Postfächer physisch belastet werden und das völlig DSGVO-konform. Zudem schützt man sich gleichzeitig vor Ransomware.
In der täglichen Arbeit mit MS Teams oder anderen Office 365-Anwendungen im Büro oder im Homeoffice werden zahlreiche Daten und Dateien ausgetauscht. Das sollte so intuitiv und einfach funktionieren wie nur möglich, ohne dass der Schutz von Daten zu kurz kommt oder zu kompliziert ist. Deshalb bieten sich Filesharing-Lösungen als ideale Ergänzung an.