Microsoft Teams, Copilot und KI-Agents wachsen in Unternehmen oft unkontrolliert. Ohne Governance drohen Sicherheitslücken, unnötige Kosten und Kontrollverlust über sensible Daten.
Christian Groß gründete Solutions2Share vor 15 Jahren aus einer SharePoint-Beratung heraus. Aus dem ursprünglichen Wunsch, das mühsame Coden von Site Definitions zu automatisieren, entstand ein Unternehmen mit inzwischen 73 Beschäftigten und Niederlassungen unter anderem in der Schweiz, auf Zypern, in Nordamerika, den Vereinigten Arabischen Emiraten und Singapur. Das Wachstum finanzierte das Unternehmen ohne externe Investoren.
Vom Teams-Wildwuchs zur strukturierten Zusammenarbeit
Mit dem Marktstart von Microsoft Teams 2019 verlagerte die Firma ihren Fokus. „In Zukunft wird jeder nur noch Teams nutzen“, erkannte Groß damals. Die App im Teams-App-Store brachte statt vorher 14 bis 15 Anfragen im Monat plötzlich 400 bis 450. Der Teams-Manager kümmert sich seither um Vorlagen, Genehmigungsprozesse, Lifecycle, Namenskonventionen sowie Gästemanagement – und schafft Ordnung von Anfang an.
Groß sieht darin auch einen Sicherheitsaspekt: In Großkonzernen wechseln Beschäftigte mehrfach die Abteilung, ohne dass jemand alte Berechtigungen entfernt. Der Manager für externe Benutzer und die Access Reviews im Teams-Manager greifen hier ein und zeigen transparent, wer wo Zugriff hat.
Copilot und Agents brauchen klare Regeln
Aktuell verschiebt sich die Herausforderung auf Copilot und KI-Agents. „Ich glaube, jedes Unternehmen hat schon über 100 Agents“, sagt Groß. Doch kaum jemand prüfe, worauf diese Zugriff haben. Ohne saubere Berechtigungsstruktur gebe Copilot Informationen preis, die nicht für alle bestimmt sind – etwa Vorstandsgehälter, geplante Werksschließungen oder Forschungsprojekte.
Der Governance-Autopilot von Solutions2Share prüft täglich 123 Policies im Microsoft-365-Tenant. Die nächste Ausbaustufe, ein Policy Enforcer, soll abweichende Einstellungen automatisch zurücksetzen. Ergänzend arbeitet das Unternehmen an einem Permission-Manager, einem Copilot-Readiness-Check und einem Agent-Manager.
Für die Copilot-Einführung empfiehlt Groß eine Governance-Roadmap, die Produkte wie Teams, SharePoint, Power Platform, Power BI, Fabric und Purview schrittweise abarbeitet. Erst danach lasse sich Copilot guten Gewissens unternehmensweit aktivieren. Bis Ende 2027 will Solutions2Share alle Governance-Anforderungen rund um Microsoft 365 wieder vollständig abdecken.
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