Die E-Mail zählt zu den wichtigsten Kommunikationskanälen in Unternehmen. Oft ist die E-Mail-Infrastruktur jedoch fragmentiert, Marketing, Vertrieb und andere Abteilungen nutzen unterschiedliche Verteiler und Systeme. Effizienzverluste, Sicherheitsrisiken und Datenschutzverstöße sind die Folge. Dieser Leitfaden zeigt, wie es besser geht.
Inhalt:
Laut dem Branchenverband Bitkom hat der berufliche E-Mailverkehr Ende 2025 einen neuen Höchststand erreicht. Im Durchschnitt erhalten Beschäftigte demnach täglich 53 berufliche E-Mails – 2021 waren es noch 26. Jeder Siebte erhält pro Tag sogar 100 E-Mails oder mehr.
Doch nicht nur die schiere Masse an Nachrichten, sondern auch die fragmentierten E-Mail-Infrastrukturen stellen CIOs und IT-Abteilungen in vielen Unternehmen vor Herausforderungen. Wenn jede Abteilung ihre eigenen Verteiler pflegt und unterschiedliche E-Mail-Systeme nutzt, erhöht dies den Verwaltungsaufwand enorm, erschwert die Absicherung und kann zu Datenschutzverstößen oder anderen Compliance-Risiken führen.
Dieser praxisnahe Leitfaden für CIOs zeigt, wie sich mit einer zentralen Plattform Kosten sparen, die Zustellbarkeit erhöhen und rechtliche Risiken minimieren lassen, um so die Effizienz und die Sicherheit der E-Mail-Kommunikation im Unternehmen zu optimieren.
Nach der Lektüre wissen Sie:
- Was die vier entscheidenden Faktoren für ein erfolgreiches E-Mail-Management sind und wie Sie diese umsetzen.
- Wie Sie den Erfolg Ihrer Maßnahmen messen.
- Welche Erfahrungen andere Unternehmen in der Praxis gemacht haben.
Originalauszug aus dem Dokument:
Das verborgene Risiko fragmentierter E-Mail-Systeme
E-Mail-Fragmentierung entsteht meist durch Wachstum. Jedes Team wählt eigene Tools für seinen Bedarf: Marketing-Plattformen für Kampagnen, transaktionale E-Mail-Services für Produktnachrichten, regionale Tools für lokale Abläufe und Cloud-Services für automatisierte Workflows. Mit der Zeit summieren sich diese Systeme zu einer Art Schatten-IT in der Kundenkommunikation.
Lange Zeit funktionierte dieses Modell auch mit wenig Kontrolle. Das ändert sich zunehmend.
Mailbox-Anbieter verschärfen ihre Authentifizierungsanforderungen. Standards wie DMARC, SPF und DKIM entscheiden heute direkt mit, ob eine E-Mail im Posteingang landet. Wie E-Mail-Systeme konfiguriert und verwaltet werden, wirkt sich damit unmittelbar auf die Performance aus.
Zustellbarkeitsrisiko
Das größte unmittelbare Risiko betrifft die Zustellbarkeit. Versenden mehrere Plattformen unkoordiniert über dieselbe Domain, lassen sich einheitliche Standards kaum halten. Probleme in einem System, etwa schlechte Kontakt-Listen-Hygiene oder falsch konfigurierte Authentifizierung, wirken sich auf die gesamte Domain aus.