Reisekostenabrechnungen sind unbeliebt. Sie kosten oft nicht nur den Reisenden Zeit und Nerven, sondern auch die Finanzabteilung, die alle Aufwendungen rechtskonform abrechnen muss. Dieses Whitepaper zeigt Ihnen, wie Sie die Abrechnung effizienter gestalten können und welche Einsparungen sich durch eine Digitalisierung der Prozesse ergeben.
Inhalt:
In Deutschland hat sich die Reisetätigkeit in Unternehmen nach einem starken Anstieg im Jahr 2023 auf hohem Niveau stabilisiert. Laut der Geschäftsreiseanalyse 2025 des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) wurden im vergangenen Jahr rund 107 Millionen Geschäftsreisen durchgeführt – acht Prozent weniger als im Vorjahr, aber immer noch 43 Prozent über dem Niveau von 2022. Gleichzeitig stiegen die durchschnittlichen Ausgaben pro Reise um sieben Prozent auf 439 Euro, die Gesamtausgaben erreichten 47,2 Milliarden Euro – ein Plus von zwei Prozent gegenüber dem Vorjahr.
Für die Mitarbeiter in den Finanzabteilungen bedeutet das zunehmende Reiseverhalten einen deutlich steigenden Aufwand und zusätzlichen Stress, der häufig noch durch ineffiziente Prozesse verstärkt wird. Kostendruck und Budgetbeschränkungen verschärfen das Problem zusätzlich.
Dieses Whitepaper zeigt Ihnen, wie Sie die Abrechnung effizienter gestalten und erhebliche Kosteneinsparungen erzielen können.
Erfahren Sie unter anderem:
- Wo die größten Hürden bei der Reisekostenabrechnung liegen.
- Welche Kosten ein ineffizientes Reisekostenmanagement verursacht.
- Welche Vorteile die Digitalisierung im Reisekostenmanagement bringt.
Originalauszug aus dem Dokument:
Konkretes Controlling-Rechenbeispiel: Die versteckten Kosten pro Reisekostenabrechnung
Ein Unternehmen in Deutschland zahlt durchschnittlich 43,40 € je geleistete Arbeitsstunde. Pro Reisekostenbrechnung fallen damit 40 € zusätzliche Kosten für die aufgewandte Arbeitszeit an.
Dieser Betrag erscheint auf den ersten Blick unbedeutend gering. Rechnet man die Kosten jedoch auf ein ganzes Unternehmen hoch, ergibt sich ein anderes Bild – und ein beträchtliches, messbares Einsparpotenzial, das vom Controlling aktiv genutzt werden muss.
Sehen wir uns die Kosten für die aufgewandte Arbeitszeit in Unternehmen mit verschiedenen Reiseaufkommen an:
Geringes Reiseaufkommen (100 RKA* / Jahr) 40 € * 100 RKA = 4.000 €
Mittleres Reiseaufkommen (500 RKA / Jahr) 40 € * 500 RKA = 20.000 €
Hohes Reiseaufkommen (2.000 RKA / Jahr) 40 € * 2.000 RKA = 80.000 €
(*RKA = Reisekostenabrechnung)
In diesen verschiedenen Szenarien verursachen lange Bearbeitungszeiten viele Tausend Euro an Personalkosten. Der Großteil dieser Ausgaben entsteht durch ineffiziente Abläufe und ist damit vermeidbar. Gelingt es, die aufgewendete Zeit beispielsweise zu halbieren, ließen sich – je nach Reiseaufkommen – viele Tausend Euro pro Jahr einsparen.