Papierdokumente und Datensilos sind der Feind jeder Digitalisierung. Erfahren Sie in diesem Whitepaper, wie Sie endlich Schluss machen mit Medienbrüchen und ineffizienten Prozessen. Es zeigt Ihnen, wie Sie mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem (DMS) die digitale Transformation vorantreiben und Ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig sichern.
Inhalt:
In vielen Unternehmen werden Informationen auch heute noch in unterschiedlichen Systemen isoliert voneinander erfasst und gespeichert. Teilweise liegen sie sogar ausschließlich in analoger Form vor. Solche Datensilos und Medienbrüche haben eine ganze Reihe von Nachteilen und Risiken: Der Wissensaustausch zwischen Abteilungen und Experten ist eingeschränkt oder findet gar nicht statt. Relevante Informationen lassen sich nur mit Mühe und nach langem Suchen finden. Prozesse können nicht automatisiert und gesetzliche Vorgaben wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht rechtskonform umgesetzt werden.
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) hingegen fasst alle Dokumente standardisiert und revisionssicher zusammen, ermöglicht den schnellen Zugriff auf relevante Informationen und bildet die Basis für eine effizientere Zusammenarbeit über Abteilungen und Fachbereiche hinweg. Es ist deshalb unabdingbar, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und die Digitalisierung voranzutreiben.
Dieses Whitepaper zeigt Ihnen, wie Sie ein digitales Dokumentenmanagement-System erfolgreich einführen und effektiv nutzen.
Lesen Sie unter anderem:
- Was die sieben wichtigsten Funktionen eines DMS sind.
- Wie Sie künstliche Intelligenz (KI) im Dokumentenmanagement einsetzen.
- Wie Sie Routineaufgaben Schritt für Schritt automatisieren.
Originalauszug aus dem Dokument:
Bereitstellungsformen moderner DMS-Lösungen
Software on Premises (SoP) setzt voll und ganz auf die lokale Nutzung von Daten und Infrastruktur. Die Software befindet sich somit auf Ihrem hauseigenen Server. Dadurch sind Sie zwar einerseits unabhängig von Drittanbietern und besitzen maximale Entscheidungsfreiheit, andererseits sind Sie selbst für die Hardware, Datensicherheit, Wartungen und Updates verantwortlich – IT-Wissen ist bei dieser Variante vorausgesetzt.
Software as a Service (SaaS) über einen externen Dienstleister ist eine komfortable Methode zur Einführung eines DMS. Im Gegensatz zu Software on Premises wird kein eigener Server vorausgesetzt. Die Software wird in der Cloud für Sie betrieben und Sie mieten das System für Ihre Zwecke. Softwarehersteller wie die d.velop sorgen für einen hohen Sicherheitsstandard für Ihre Daten.
Hybrid bedeutet, dass Sie die Vorteile von SoP und SaaS individuell kombinieren. Mit einem hybriden DMS können Sie vorhandene Infrastruktur nutzen und clever durch gewünschte Cloud Services wie beispielsweise skalierbaren Cloud Storage erweitern