Intelligentes Informationsmanagement verkürzt die Datensuche

Durchdachte Dokumentenablage auf Grundlage von Inhalten – vollständig integriert in SharePoint
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Die Ablageorte für Dokumente in Unternehmen sind äußerst vielfältig. Daraus folgt eine mühsame und langwierige Suche der Mitarbeiter nach Informationen. Mit einem intelligenten Informationsmanagement, das auch Office 365 und SharePoint umfasst, lassen sich unproduktive Tätigkeiten und ineffiziente Abläufe reduzieren.

Inhalt:

Wer wettbewerbsfähig bleiben will, muss die Produktivität steigern und die Zeit der Mitarbeiter bestmöglich nutzen. Unproduktive Tätigkeiten und ineffiziente Abläufe müssen dabei so weit wie möglich reduziert werden. Doch dieser Wunsch endet meist dann, wenn sich Mitarbeiter auf die Suche nach Informationen und Dateien machen, die irgendwo im Unternehmen abgelegt sind.

Doch wo befinden sich die Daten? Und in welcher Weise wurden sie abgespeichert? Nach einer Befragung des Marktforschungsinstitut Censuswide von über 6.000 Bürokräften in Europa ist jeder Mitarbeiter pro Tag 22 Minuten lang mit der Suche nach Dokumenten und Bildern beschäftigt. Stichwort: Datensilo.

Dem kann man aber gegensteuern. Eine wesentliche Hilfe ist ein umfassendes und in die gewohnten Anwendungen integriertes Dokumentenmanagement-System. Damit können Nutzer aus der ihnen vertrauten Umgebungen die Daten jederzeit im richtigen Kontext abrufen – unabhängig davon, wo sie gespeichert sind. Dies trifft zum Beispiel auf „M-Files for SharePoint“ zu – die Lösung schafft eine unternehmensübergreifende Infrastruktur für ein intelligentes Informationsmanagement, indem es Quellen ohne Migration zusammenfassen und die dort gespeicherten Dokumente miteinander, aber auch mit strukturierten Daten aus Anwendungen verknüpfen kann.

Originalauszug aus dem Dokument:

„(…) Im Idealfall können Nutzer Daten, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind, jederzeit aus der ihnen vertrauten Umgebungen im richtigen Kontext abrufen. Beispielsweise greift die Rechtsabteilung über den Fallordner in Outlook auf die neueste Version einer Vereinbarung zu. Das Projektteam greift auf dieselbe Datei dagegen über eine Projektwebsite in SharePoint zu, während der Kundenservice die Vereinbarung über einen Kanal in Teams nutzt.

Hilfreich ist es zudem, wenn die Zugriffsrechte für die in SharePoint abgelegten Dateien automatisch vergeben werden, so dass sich Benutzer darum keine Gedanken machen müssen. Dadurch wird auch eine versehentliche, fehlerhafte Rechtevergabe vermieden. Das beugt Compliance-Problemen vor. Die Unterstützung für elektronische Signaturen sollte ebenfalls zum Leistungsumfang gehören, damit sich die Dokumente revisionssicher verwalten lassen – was für steuerrelevante Dokumente verpflichtend, im Zweifelsfall aber für alle geschäftlichen Unterlagen anzuraten ist. Eine Versionierung sollte ebenfalls automatisch vorgenommen werden, um Änderungen nachvollziehbar zu halten und die Suche nach dem jeweils aktuellsten Dokument zu vermeiden. (…)“