Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist unverzichtbar, um die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten. Dieses Whitepaper zeigt Ihnen, wie Sie ein DMS erfolgreich einsetzen und wie es durch KI noch leistungsfähiger werden kann.
Inhalt:
Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse in deutschen Unternehmen schreitet voran, wenn der Fortschritt auch eher einem Marathon als einem Sprint gleicht. Laut Zahlen des Digitalverbands Bitkom nutzten 2025 rund 72 Prozent der befragten Unternehmen weniger Papier als noch zwei Jahre zuvor. In 34 Prozent der Betriebe gab es allerdings noch genauso viele Aktenordner wie vor fünf Jahren. Vor allem die Personalabteilung, die Buchhaltung und die Geschäftsführung können sich nur schwer von Papierdokumenten verabschieden.
Mit der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse wollen Unternehmen laut Bitkom vor allem nachhaltiger werden, Kosten sparen und effizienter arbeiten. Auch die Anforderungen der Kunden, die Wettbewerbsfähigkeit und gesetzliche Vorgaben spielen eine große Rolle. Fast die Hälfte der Unternehmen sieht sich bei der Umsetzung digitaler Geschäftsprozesse allerdings noch eher als Nachzügler, ein Prozent glaubt sogar, den Anschluss verpasst zu haben.
Damit Sie nicht den Anschluss verpassen, sollten Sie dieses Whitepaper lesen. Es zeigt Ihnen nicht nur, welche Vorteile ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet, sondern auch, wo sich die Leistungsfähigkeit eines DMS durch künstliche Intelligenz (KI) noch deutlich steigern lässt.
Lesen Sie unter anderem:
- Welche rechtlichen Vorgaben Sie beim digitalen Dokumentenmanagement beachten müssen und wie Sie diese umsetzen.
- Was Sie mithilfe der E-Akte Informationen schneller, einfacher und sicherer bereitstellen, austauschen und bearbeiten.
- In welchen Schritten des Dokumentenmanagements sich KI gewinnbringend einsetzen lässt.
Originalauszug aus dem Dokument:
Schritte, die ein Dokument im DMS durchläuft und wie KI hier hilft
Ein DMS managt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments. Dabei durchläuft es sieben Schritte. Schauen wir uns dies im Detail an, wie Sie ein DMS und KI-Services in dokumentenintensiven Geschäftsprozessen unterstützen.
Schritt 1: Eingang
Dokumente gelangen auf unterschiedlichen Wegen in Unternehmen. Sie gehen per Post oder per E-Mail als Anhang ein. Oder Ihre Mitarbeitenden erstellen selbst Bilder, Videos oder Office-Dokumente. Außerdem entstehen täglich neue Daten über Unternehmensanwendungen wie SAP oder andere ERP-Systemen. Diese Quellen nun im DMS zusammenzuführen und gewinnbringend für Geschäftsprozesse zu nutzen, gehört zu den Hauptaufgaben eines Dokumentenmanagementsystems.
Schritt 2: Verarbeitung – schon hier hilft KI
Sprechen wir von Papierdokumenten, müssen diese leider zunächst gescannt werden. Bei großen Mengen lohnt sich die Implementierung einer Scanstraße. Sobald digital, spielen Künstliche Intelligenz und Dokumentenmanagement ihre Vorteile sofort aus.
KI hilft bei der Klassifikation von Dokumenten im Posteingang
E-Mail-Eingangsboxen oder die Ordner mit eingescannten Dokumenten sind zumeist gut gefüllt und unübersichtlich. Wie wäre es, wenn ein DMS für Sie eintreffende E-Mails und deren Anhänge automatisch klassifiziert und in Abhängigkeit zum Ergebnis weitere Aktionen ausführt?