Reisen sind unverzichtbar, um neue Kontakte zu knüpfen und bestehende Geschäftsbeziehungen zu vertiefen. Die Reisekostenabrechnung ist jedoch sowohl bei den Reisenden als auch in der Buchhaltung gleichermaßen unbeliebt. In diesem Whitepaper erfahren Sie, wie Sie beide Seiten entlasten und die Kosten für die Abrechnung signifikant senken können.
Inhalt:
Mehr Reisen, höhere Kostendisziplin, kürzere Dauer – so lässt sich die Geschäftsreiseanalyse 2025 des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) zusammenfassen. Demnach wurden im vergangenen Jahr mit über 116 Millionen rund acht Prozent mehr Geschäftsreisen als im Jahr zuvor durchgeführt. Die durchschnittlichen Kosten pro Reise sanken dabei um knapp fünf Prozent auf 418 Euro, 72 Prozent der Reisen waren kürzer als vier Tage.
Für Reisende und Buchhaltung bedeuten mehr Reisen häufig auch mehr Papierkram. Schließlich werden immer noch viele Reisekostenabrechnungen analog durchgeführt.
Das muss jedoch nicht sein, wie dieses Whitepaper zeigt. Die Autoren erklären darin, wie Sie durch konsequente digitale Prozesse die Abrechnung effizienter gestalten und erhebliche Kosteneinsparungen erzielen können.
Erfahren Sie unter anderem:
Wo das größte Sparpotenzial bei Geschäftsreisen liegt.
Welche Probleme Reisende und Buchhaltung besonders belasten.
Wie Sie den Zeitaufwand für die Verbuchung und Prüfung der Unterlagen drastisch senken.
Originalauszug aus dem Dokument:
Die Ergebnisse der Umfrage sprechen eine eindeutige Sprache: Manuelle Reisekostenabrechnungen kosten Finanzteams Zeit, Geld und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden. Doch was ist die Alternative?
Eine vielversprechende Alternative besteht darin, Systeme zu digitalisieren und Prozesse zu automatisieren. Auch dazu und zu den Vorteilen einer stärker integrierten und digitalen Lösung haben sich die Teilnehmenden geäußert. Ihre Antworten lassen sich in vier zentralen Kategorien zusammenfassen:
Effizienz & Zeitersparnis: der größte Hebel
Der bei Weitem wichtigste Vorteil, den die Teilnehmenden sehen, ist die Zeitersparnis. Mehr als die Hälfte aller Nennungen spricht davon, Abläufe zu beschleunigen und zu vereinfachen. Die Erwartung ist, dass Automatisierungen manuelle Schritte ersetzen, und die Zeit verkürzen, die für die Dateneingabe verwendet wird. Das soll die Produktivität steigern und die Arbeit erleichtern.
Transparenz & Kontrolle: Echtzeit-Steuerung für das Controlling
Eine zentrale Übersicht über alle Reisekostenabrechnungen ist entscheidend, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Eine integrierte Lösung bündelt alle relevanten Daten und bietet der Finanzabteilung die notwendige Transparenz und Kontrolle. Für das Controlling bedeutet dies: Ausgaben können in Echtzeit überwacht, die Einhaltung der Budgets zentral gesteuert und Kostenabweichungen sofort analysiert werden.