Microsoft SharePoint ist eine funktionsreiche Plattform für Content Management, Webanwendungen und die Zusammenarbeit im Unternehmen. Das Programm, das seit 15 Jahren auf dem Markt ist, erhält mit SharePoint 2016 nun ein weiteres Update.
Der Hersteller hat sich dabei weniger auf neue Funktionen konzentriert, sondern stellt die Integration von SharePoint On-Premise mit der Online-Welt von Office 365 in den Vordergrund. Mehr Sicherheit und eine bessere Compliance zu gesetzlichen oder innerbetrieblichen Vorgaben waren ebenfalls Schwerpunkte der Weiterentwicklung. Schließlich gibt es auch noch einige kleinere Änderungen, die vor allem die Benutzerfreundlichkeit erhöhen.
In einem ersten Schritt hin zur Integration von lokaler Installation und Online-Nutzung hat Microsoft das Look and Feel von SharePoint an Office 365 angepasst. Der neue App Launcher funktioniert genauso wie der bereits aus SharePoint Online bekannte. Je nachdem, ob man SharePoint nur lokal oder auch in der Cloud nutzt, ist das Angebot an Apps allerdings unterschiedlich. Der Suchassistent "Delve" oder auch "Office 365 Video" ist derzeit ausschließlich in der Online-Version verfügbar.
Mit "OneDrive Redirection", das bereits mit Service Pack 1 in SharePoint 2013 eingeführt wurde, kann der Anwender außerdem wählen, ob er alle seine OneDrive-Seiten in Office 365 hosten möchte. Diese werden dann immer in der Cloud erstellt, unabhängig davon, ob der Nutzer in der On-Premise- oder Cloud-Version von SharePoint arbeitet oder nicht. Im neuen Reiter "Site Folders" sieht der Nutzer alle Ordner und Bibliotheken, in denen er Dokumente gespeichert hat, bearbeitet oder beobachtet.
Mit Version 2016 führt Microsoft außerdem sogenannte "Durable Links" ein. Sie verhindern, dass Verweise auf Dokumente ins Leere laufen, wenn diese verschoben wurden oder einen anderen Namen erhalten haben. Jede Datei erhält dazu in der Content-Datenbank eine eindeutige ID, der Link auf sie bleibt derselbe, auch wenn sich Speicherort und/oder Dateiname ändern. Durable Links funktionieren allerdings nur, wenn das Unternehmen auch einen Office Online Server betreibt bzw. dessen Vorläufer, den Office Web Apps Server (OWA).
Um doppelte Benutzerprofile zu verhindern, bietet Microsoft mit SharePoint 2016 eine Profilsynchronisation zwischen On-Premise- und Cloud-Installation. Der Anwender muss allerdings vorab festlegen, welche Version seines Profils als Master anzusehen ist. Besonders hilfreich ist die neue hybride Suche, die nun über alle Instanzen hinweg funktioniert, egal ob diese lokal oder online gehostet werden. Auch das Ranking der Suchergebnisse funktioniert systemübergreifend, die Ergebnisliste zeigt die relevantesten Dokumente zuerst an, unabhängig von deren Speicherort. Die Indizierung funktioniert allerdings nur aus der Office-365-Suche heraus. Der Index für alle Daten, auch den lokalen, liegt in der Cloud – was man bei besonders sensiblen Informationen, die das Unternehmen nicht verlassen sollen oder dürfen, beachten muss.
Microsoft hat einiges getan, um die Sicherheit und den Datenschutz in SharePoint zu verbessern. Als erster wichtiger Schritt ist das "MinRoles"-Konzept zu nennen. Bei der Installation einer SharePoint-Farm kann der Administrator nun jedem Server eine solche MinRole zuweisen. Die verfügbaren Rollen sind "Front-End", "Application", "Distributed Cache", "Search" und "Custom". Für Entwicklung und Tests lässt sich außerdem über die Rolle "Single-Server Farm" eine komplette SharePoint-Umgebung auf einem einzelnen Server installieren. Je nach Wahl der Rolle installiert SharePoint nur die Services und Applikationen, die für den jeweiligen Einsatzzweck notwendig sind. So lässt sich ganz einfach sicherstellen, dass die Server "compliant" sind, das heißt alle Sicherheits- und Datenschutzregeln einhalten. Der Administrator sieht in der zentralen Verwaltung auf einen Blick, ob die Server den Policies entsprechen und kann Abweichler direkt wieder in einen sicheren Zustand bringen.
MinRoles erleichtern außerdem die Verteilung von Services und Applikationen. Startet der Administrator einen neuen Service, verteilt MinRole ihn automatisch auf die Server, für die der Service gedacht ist. Ebenso einfach lässt sich ein Service auch wieder auf allen Server eines bestimmten Typs gemeinsam stoppen.
SharePoint 2016 enthält zudem ein eigenes DLP-System (Data Loss Prevention), das auf Basis vordefinierter Schemata sensible Daten wie Kreditkarten- oder Sozialversicherungsnummern finden und vordefinierte Sicherheitsrichtlinien darauf anwenden kann. Solche Dokumente dürfen dann zum Beispiel nicht in den Online-Bereich verschoben oder mit anderen Nutzern geteilt werden. Die Klassifizierung geschieht allerdings nicht in Echtzeit, sondern nur, wenn die SharePoint-Suche läuft. Es kann also passieren, dass sensible Inhalte zunächst in unsicheren Bereichen landen. Das Lebenszyklus-Management lässt sich nun nicht nur auf Sites beziehungsweise Site Collections anwenden, sondern auch auf einzelne Dateien. Lösch- und Archivierungsregeln kann der Administrator direkt in den Vorlagen definieren.