Fachwissen auf dem Gebiet Printing Security. Ein Ausweg besteht darin, bei der Analyse des Ist-Zustandes und dem Aufsetzen eines Sicherheitsansatzes auf die Hilfe externer Experten zurückzugreifen. Ein Beispiel für ein solches Beratungsangebot sind die HP Printing Security Advisory Services. Vergleichbare Consulting-Dienste stehen auch von anderen Anbietern von Drucklösungen zur Verfügung.
Beratung durch Profis
Ein Beratungsservice sollte zunächst klären, welche Anforderungen bei einem Unternehmen im Bereich Printing Security bestehen und welche Vorkehrungen es bereits getroffen hat. Wichtig ist, eine umfassende Sicherheitsstrategie zu entwickeln. Diese sollte die Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe berücksichtigen. Zudem ist es erforderlich, alle Endgeräte in das Konzept einzubinden. Das gilt nicht nur für Printing-Systeme, sondern auch für Arbeitsplatzrechner und mobile Systeme wie Notebooks und Tablets.
Weitere Schritte umfassen die Identifizierung von Techniken und Services, mit denen der Anwender die angestrebten Ziele im Bereich Printing Security erreichen kann, außerdem eine Planung, wie sich Sicherheits- und Managementlösungen implementieren lassen.
Sicherheitsmaßnahmen im Detail: die Hardware schützen
Sicheres Drucken beginnt mit dem Schutz der Hardware. Es muss sichergestellt sein, dass Drucker oder MFPs nicht von Unbefugten entfernt oder geöffnet werden. Zu diesem Zweck sollten insbesondere kompakte Abteilungssysteme physisch fixiert werden, etwa mithilfe eines Kensington-Schlosses. Zudem ist es empfehlenswert, den Zugang zu Papierfächern durch Schlösser zu sichern. Das ist vor allem bei Systemen wichtig, mit denen Verträge, Arztrezepte oder Schecks erstellt werden.
Ein weiteres potenzielles Sicherheitsrisiko ist die Festplatte, auf der Druckdaten zwischengespeichert werden. Festplatten wie etwa die HP High-Performance Secure Hard Disks bieten eine starke Verschlüsselung der Daten. Dies verhindert das "Absaugen" von Informationen. Zudem sollten die Massenspeicher in Drucksystemen regelmäßig gelöscht werden. Diese Aufgabe lässt sich für alle Drucker und MPFs automatisieren. Entsprechende "Policies" können Administratoren mithilfe von Managementwerkzeugen erstellen, beispielsweise dem HP Imaging & Printing Security Center.
Ein zentraler Faktor beim Schutz der Druckerlandschaft ist eine wirkungsvolle Zugangskontrolle (Access Control). Speziell der Zugriff auf Management- und Konfigurationsfunktionen muss reglementiert werden. Das lässt sich mit einer Authentifizierung der Nutzer erreichen, etwa durch Eingabe einer PIN oder mittels Smartcards und Fingerabdruck-Scannern. Welcher Mitarbeiter Zugang zu welchen Funktionen eines Drucksystems hat, kann zudem mit Verzeichnisdiensten wie Microsoft Active Directory oder LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) gesteuert werden. Besonders komfortabel und sicher sind Lösungen wie HP Access Control. Sie bieten erweiterte Funktionen, etwa eine Auswertung der Druckjobs, um die Kosten zu erfassen, und ein Management von Drucksystemen.
Daten schützen
Druckdaten müssen auf zwei Ebenen geschützt werden: beim Transport über das Firmennetz beziehungsweise das Internet sowie nach dem Speichern auf dem Ausgabesystem (Festplatte, Arbeitsspeicher, Solid State Drive). Bei der Absicherung von Daten kommen Techniken zum Zuge, die auch zum physischen Schutz der Drucker- und MFP-Hardware eingesetzt werden: eine Zugangskontrolle mittels Authentifizierung der Nutzer und die Verschlüsselung von Druckdaten. Speziell beim Transport über Internetverbindungen, etwa beim Cloud-basierten Drucken, sind eine starke Verschlüsselung und der Einsatz von VPN-Verbindungen (Virtual Private Network) unabdingbar.
Vor allem beim Zugriff auf Drucksysteme von mobilen Geräten aus, etwa über Wireless LANs, ist Vorsicht geboten: Daten, die über eine Luftschnittstelle transportiert werden, lassen sich leichter abfangen als bei der Übermittlung über ein kabelgestütztes LAN. Ungesicherte WLAN-Verbindungen sind daher nicht akzeptabel. Geboten ist die Verschlüsselung von Daten mittels WPA2 in Verbindung