Zeit und Kosten sparen mit Automatisierung

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Mit moderner Buchhaltungssoftware können Selbstständige und KMUs ihre Finanzangelegenheiten automatisieren - und damit Zeit und Kosten sparen. Spezielle Automatisierungsfunktionen vereinfachen besonders die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

  

Ein großer Teil der Finanzverwaltung kann heute automatisiert von Buchhaltungssoftware erledigt werden. Für das Erstellen von Angeboten, das Schreiben von Rechnungen oder die Verwaltung der Kundendaten sind nur noch wenige manuelle Eingriffe notwendig. Das spart Geld und vor allem auch Zeit.


Rechnungen beispielsweise sind mit einem Finanzprogramm ganz schnell beim Auftraggeber: Einfach Daten auswählen, Rechnung automatisch erstellen lassen und versenden. Professionelle Buchhaltungsprogramme stellen zudem sicher, dass Dokumente rechtssicher und nach den Anforderungen des Gesetzgebers erstellt werden.


Automatisierungsfunktionen beenden auch das lästige Sammeln und Aufbewahren von Belegen – sie lassen sich die Belege einfach fotografieren oder scannen und in der Software erfassen. Die intelligente Texterkennung und Kategorisierung kommen ganz ohne manuelles Bearbeiten aus. Danach ist alles vorkontoriert für den Steuerberater bereit und sauber sortiert. Bei Bedarf lassen sich die einzelnen Dokumente per Stichwortsuche jederzeit einsehen.

  

Automatisierungsfunktionen wie Scannen und Fotografieren beenden das manuelle Sammeln und Aufbewahren von Papierdokumenten.

  

Steuerberatung optimieren

Besonders in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zahlt sich Automatisierung aus. Am Beispiel von lexoffice zeigt sich, was in diesem Kontext alles möglich ist: Die Buchhaltungslösung bietet mit ihrem Steuerberater-Cockpit eine speziell angepasste Arbeitsoberfläche für Steuerberater, die es diesem ermöglicht, Buchungsdaten und Belege selbstständig zu exportieren und Auswertungen und Finanzreports einzusehen.

Wenn Sie Ihrem Steuerberater einen freien Zugang zu Ihrer Buchhaltungssoftware gewähren, muss dieser nur noch einen geringen Teil der Belege manuell bearbeiten und ist in der Lage, Sie optimal zu unterstützen. Auf diese Weise kann er über das Live-System jederzeit selbständig und in Echtzeit auf Ihre tagesaktuellen Daten zugreifen und kostenlose Auswertungen und Berichte nutzen. Das wiederum stärkt die Vernetzung zwischen Ihnen und Ihrem Steuerberater und erleichtert diesem die aktive Beratung.

Eine Vielzahl an Automatisierungsfunktionen sorgt somit dafür, dass die digitalen Arbeitsworkflows zwischen Mandat und Steuerkanzlei effizienter werden. So sorgt beispielsweise das integrierte Online-Banking mit automatischem Zahlungsabgleich dafür, dass Belege und Kontoauszüge nicht mehr manuell miteinander verglichen werden müssen.

Ein anderes Beispiel ist die einfache Belegerfassung und automatische Buchung im Hintergrund. Belege werden damit dem Steuerberater einfach digital übergeben. Sortieren, Kopieren, Hin- und Herschleppen gehört der Vergangenheit an. In Verbindung mit dem Steuerberater-Zugang hat Ihr Dienstleister jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten und Belege - genau dann, wenn er sie benötigt.

  

Wiederkehrende Rechnungen an Kunden lassen sich dauerhaft als Serienrechnung automatisieren.

  

Beispiele für Automatisierungsfunktionen

Hier eine Reihe weiterer Beispiele, wie Automatisierung in lexoffice Sie und Ihren Steuerberater unterstützt:

  • Einen Steuerberater finden: Wer einen Steuerberater sucht, wird durch die  Steuerberater-Suchfunktion unterstützt. Darüber lassen sich bundesweit qualifizierte Steuerberater suchen, die bereits mit lexoffice arbeiten. In kürzester Zeit finden Sie einen Steuerberater samt Kontaktdaten, der zu Ihnen passt und ebenfalls auf digitale Zusammenarbeit setzt.
  • Verfahrensdokumentation automatisieren: Essenzieller Bestandteil der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, kurz GoBD, ist die Verfahrensdokumentation. Diese soll eine lückenlose Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Unterlagen in IT-gestützten Unternehmensprozessen gewährleisten. Gerade Kleinunternehmen fällt es oft schwer, diese Prozessbeschreibung gesetzeskonform zu erfassen. lexoffice bietet Steuerberatern von lexoffice-Mandanten deshalb eine Verfahrensdokumentation zur Belegablage auf Knopfdruck.
  • Integrierte Dateiablage: Welches Dokument ist wo gespeichert? Diese Frage erübrigt sich für lexoffice-Nutzer. Eine integrierte Dateiablage sorgt für einen einfachen Dateiaustausch zwischen Steuerberater und Mandant direkt im geschützten lexoffice-Bereich – also ohne, dass Anwender dafür ein Drittsystem nutzen müssten. Egal, ob Tabellen, Texte, Bilder oder PDF – sämtliche Dokumente und Formate lassen sich bis zu einer Größe von 25 MB in die Dateiablage hochladen, dort komfortabel verwalten und jederzeit zwischen Mandant und Steuerberater teilen.