Zahlungserinnerungen richtig schreiben

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Was tun, wenn ein Kunde mit einer Zahlung im Rückstand ist oder gleich gar nicht zahlen will? Mit Buchhaltungssoftware lassen sich Zahlungserinnerungen und Mahnungen schnell und unkompliziert erstellen - und im Handumdrehen verschicken.

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Das passiert früher oder später jedem Selbstständigen und KMU: Der Eingang für eine fällige Rechnung bleibt aus. Wer eine Leistung erbracht hat und nicht auf sein Geld verzichten will, muss den Kunden zur Zahlung auffordern. Das geht mit einer Zahlungserinnerung oder Mahnung. Beide haben rechtlich gesehen aber völlig unterschiedliche Konsequenzen.

Mit der Zahlungserinnerung – auch Zahlungsaufforderung genannt – wird der Kunde freundlich auf den ausstehenden Rechnungseingang hingewiesen. Dazu bekommt er einen netten Brief, indem er auf den offenen Betrag aufmerksam gemacht wird. Eine Fristsetzung ist in der Zahlungserinnerung nicht erforderlich, dem Kunden sollte aber eine Kopie der offenen Rechnung übermittelt werden.

Ist die Zahlungserinnerung nicht erfolgreich, schließt sich die Mahnung an. Sie beinhaltet die eindeutige Aufforderung an den Schuldner, den offenen Rechnungsbetrag umgehend zu begleichen. Der Unterschied zur Zahlungserinnerung: Bei Mahnungen können Sie direkt Mahngebühren verhängen, was bei Zahlungserinnerungen nicht möglich ist.

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Ob Sie eine Zahlungserinnerung oder gleich eine Mahnung versenden, bleibt Ihnen überlassen – Sie müssen also nicht unbedingt zuerst eine Zahlungsaufforderung schicken. Im Sinne einer guten Kundenbeziehung empfiehlt es sich allerdings, nicht mit der Tür ins Haus zu fallen, sprich: Erst einmal mit einer freundlichen Erinnerung starten. Dabei den richtigen Ton zu treffen, ist für viele Selbstständige und KMUs nicht einfach. Lexoffice unterstützt hier mit Tools und Vorlagen: