Zahlungsausfälle verhindern – gewusst wie

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Viele KMUs und Selbstständige leiden unter der schlechten Zahlungsmoral ihrer Kunden. Sie müssen offene Forderungen mit hohem Aufwand eintreiben - oder verlieren gar Geld. Das muss nicht sein. Das Risiko für verspätete Rechnungsbegleichung und komplette Zahlungsausfälle lässt sich minimieren.

Zu spät oder nicht bezahlte Rechnungen sind für jedes Unternehmen ärgerlich. Für KMUs und Selbstständige kann das sogar noch schlimmere Folgen haben - bis hin zum Worst Case. Im günstigsten Fall verschwendet die schlechte Zahlungsmoral des Auftraggebers „nur“ wertvolle Zeit. Im ungünstigsten Fall bedeuten verspätete Zahlungen aber, dass der Cashflow ausfällt. Oder katastrophal: Dass die Pleite droht.

 

Die Risiken von verspäteter Zahlung oder Zahlungsausfall laut EOS-Studie (Quelle: EOS)
 

Wie berechtigt diese Sorgen sind, zeigen einige Studien. Gemäß dem European Payment Index 2017 (EPI) erhöhten sich in Europa sowohl der Zahlungsverzug als auch die Zahlungsausfälle. Jedes siebte Unternehmen in Europa fürchtet laut der EOS-Studie „Europäische Zahlungsgewohnheiten“ um seine Existenz infolge von Zahlungsverzug. Gründe dafür nennt die Studie auch: Rund ein Drittel der Privat- und Geschäftskunden zahlt vorsätzlich nicht, knapp die Hälfte der Privatkunden vergisst die Zahlung schlichtweg. Gewinneinbußen und Liquiditätsengpässe infolge Zahlungsverzugs sind laut der Studie die Folgen – und die Hauptursachen für die Existenzsorgen von Betrieben.

Wie lassen sich Zahlungsausfälle verhindern? Statt mit Forderungs-Management, Mahnschreiben oder der Einleitung rechtlicher Schritte einen großen Aufwand zu betreiben, sollten Selbstständige und kleinere Firmen ihr Risiko mit pro-aktiven und vorgelagerten Maßnahmen reduzieren. Dies gilt auch für verspätete Zahlungen. Dem Problem von Haus aus vorzubeugen ist besser als der Versuch, es zu lösen, wenn es bereits aufgetreten ist.

 

Klare Kommunikation

Ein erster Ansatzpunkt im Bemühen zu verhindern, dass man für seine Leistungen zu spät oder gar nicht bezahlt wird, ist ein guter Vertrag. Die klare Kommunikation von Fristen ist die Grundvoraussetzung dafür, dass Unternehmen ihr Geld pünktlich erhalten. Regeln Sie daher am besten schriftlich, wann die Zahlung erfolgen soll. Ist vertraglich geregelt, dass Ihre Rechnung innerhalb von 14 Tagen beglichen sein muss, dann sollte das Geld spätestens am 14. Tag nach Versand der Rechnung auf Ihrem Konto sein.

Vergessen Sie dabei nicht: Nur weil Sie ein Freelancer oder ein Kleinbetrieb sind, bedeutet das nicht, dass Sie kein professionelles Unternehmen führen. Machen Sie das in Ihrem Vertrag von Anfang an deutlich – und somit Ihren Kunden bewusst. Sobald eine Rechnung eine Woche überfällig ist, senden Sie dem Auftraggeber eine Erinnerungs-E-Mail. Darin teilen Sie ihm mit, dass eine Verzugsgebühr fällig wird, sollte er nicht innerhalb von fünf Werktagen bezahlen. Die Menschen wollen nicht mehr Geld schulden, als sie es bereits tun, also werden sie ihre Rechnung wahrscheinlich begleichen.

Wem das nicht zusagt, der kann – statt mit Bestrafung zu drohen – auch eine Belohnung für pünktliches Bezahlen anbieten. Setzen Sie Ihrem Auftraggeber einen Anreiz für frühzeitige Zahlungen auf die Rechnung, zum Beispiel ein Skonto: Wer binnen weniger Tage überweist, zahlt beispielsweise 2 Prozent weniger als derjenige, der sich mit der Zahlung Zeit lässt.

 

Hürden minimieren

 

Grundsätzlich sollten Sie Ihre Rechnung schnellstmöglich zum Kunden schicken und nicht mehrere Tage oder gar Wochen warten. Schnellstmöglich heißt: sofort nach Projektabschluss. Der Kunde hat in diesem Fall den Auftrag noch konkret vor Augen und dürfte mit größerer Bereitschaft bezahlen, als wenn er sich kaum mehr an Ihre Arbeit erinnert.

 

 

Je kürzer das Zahlungsziel, desto besser ist die Zahlungsmoral (Quelle: EOS)

 

Verschicken Sie die Rechnung per E-Mail, sparen Sie sich bereits ein bis zwei Tage Zeitverzögerung. Alle Buchhaltungssysteme bieten Ihnen heute die Möglichkeit, Rechnungen per E-Mail zu versenden. Finden Sie heraus, welche Rechnungsmethode Ihre Kunden bevorzugen und richten Sie Ihre Rechnungen an deren Bedürfnissen aus. Sie werden am Ende deutlich weniger überfällige Rechnungen haben.