Kleinunternehmer: Wie stelle ich eine Rechnung richtig?

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Fehler in einer Rechnung sind besonders lästig: Die Korrektur kostet Zeit, die Buchhaltung stimmt nicht mehr und die Fehler werden meist auch noch in die Umsatzsteuer-Voranmeldung übernommen. Weil Kleinunternehmer die Rechnungsstellung meist "nebenbei" erledigen, sollten gerade sie die Regeln für die Rechnungsstellung genau kennen und sorgfältig anwenden. Dieser Beitrag zeigt das Wichtigste zur Rechnung auf einen Blick.                                                              

Von Cecilia Hardenberg

Übermitteln Sie die Rechnung richtig 

Rechnungen können in Papierform, per Fax und auch elektronisch versandt werden. Seit 2011 sind alle Übermittlungsformen umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt. Egal, welchen Übermittlungsweg Sie wählen: Alle Rechnungen werden umsatzsteuerlich nur dann anerkannt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Die Rechnung ist echt (s.u.). 
  • Der Rechnungsinhalt ist unversehrt, das heißt er ist offenkundig nicht geändert worden.
  • Die Rechnung muss lesbar sein.

Beachten Sie die Kleinunternehmerregelung 

Für Kleinunternehmer und Gründer, die geringe Umsätze erzielen, gibt es einige Erleichterungen. Nach der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerregelung zählen Sie als Kleinunternehmer, wenn der Umsatz (inkl. Umsatzsteuer)...

  • ...im Vorjahr nicht größer als 17.500 EUR war und
  • ...im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 EUR nicht übersteigen wird

Existiert – beispielsweise bei Gründern – kein Umsatz aus dem Vorjahr, wird der Umsatz des laufenden Jahres geschätzt und im Betriebseröffnungsbogen vom Finanzamt erfasst.

Wenn Sie unterhalb dieser Grenzen liegen, sind Sie von der Umsatzsteuer befreit und werden wie ein Verbraucher behandelt. Sie müssen also keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, sofern Sie folgende Punkte bei Ihren Rechnungen beachten:

  • Sie weisen keine Umsatzsteuer aus.
  • Sie weisen auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hin (Formulierungsbeispiel: "Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten“). 
  • Sie geben keine Steuer-Identifikationsnummer an.

Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung ist eine Option und muss nicht angewandt werden. Sie können auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und stattdessen monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Beachten Sie: Entscheiden Sie sich gegen die Anwendung der Kleinunternehmerregelung, sind Sie 5 Jahre lang an Ihre Entscheidung gebunden. Erst danach können Sie wieder einen Antrag auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung stellen.

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