GoBD: Darauf müssen Firmen bei der digitalen Buchführung achten

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Folgen bei

Nichtbeachtung der GoBD

 

Die Steuerpflichtigen sind „für die Ordnungsmäßigkeit

elektronischer Bücher” selbst verantwortlich und müssen darauf achten, bei

einer Betriebsprüfung alle erforderlichen Daten und Belege vorlegen zu können. Doch

viele Unternehmen sind häufig nicht auf eine Prüfung der Daten aus den

sogenannten Vor- und Nebensystemen vorbereitet und können diese Daten den

Finanzbehörden nicht bereitstellen. Dazu müssen sie nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs

(X R 47/13) von 2015 aber in der Lage sein.

Auf der sicheren

Seite: Durch die automatische Kategorisierung der Belege sorgt lexoffice dafür,

dass alle Buchungen nachvollziehbar sind. Quelle: Lexware

Heute kommen „digitale Steuerprüfer“ in die Betriebe, koppeln

sich an die IT-Systeme der Firmen und suchen über moderne Algorithmen nach

Kennzahlen und Anomalien, die mit bisher üblichen Fallprüfungen nicht entdeckt

werden konnten. Stellen die Betriebsprüfer GoBD-Mängel fest, können sie eine Schätzung

ableiten und die Steuerbelastung nachträglich erhöhen – Folge sind häufig

erhebliche finanzielle Einbußen.

Einfacher Zugang für den Steuerberater: Firmen sollten

regelmäßige Stichproben etwa von Steuerberatern zulassen, um zu prüfen, ob ihre

Abläufe den GoBD entsprechen. Quelle: Lexware

Wie wichtig beispielsweise eine lückenlose Dokumentation

gemäß GoBD ist, zeigt ein Urteil des Finanzgerichts Münster vom 29. März 2017

(Aktenzeichen: 7 K 3675/13). Darin verurteilte das Gericht den Betreiber von

zwei Friseursalons zu Steuernachzahlungen, weil er formell gegen die GoDB

verstieß. Zum einen sei sein auf der Software Microsoft Access basierendes

programmierbares elektronisches Kassensystem grundsätzlich

manipulationsanfällig. Zudem fehlten die Programmierprotokolle. Dazu das

Gericht: „Bei Nutzung eines solchen Kassensystems durch bargeldintensive

Betriebe stellt das Fehlen der Programmierprotokolle einen gewichtigen formellen

Mangel dar, der Hinzuschätzungen bei Umsätzen und Gewinnen rechtfertigt.“

Das heißt: Finden Betriebsprüfer formelle Mängel, können sie

die Buchhaltung als ungültig erklären und die Steuern schätzen. Dafür genügen

durchaus schon fehlende Protokolldateien sowie fehlende oder unvollständige

Dokumentationen. Problematisch sind auch Excel-Dateien bei der

Einnahmenüberschussrechnung, in der Firmen Geschäftsvorfälle fortlaufend,

vollständig und richtig verzeichnen müssen. „Im bargeldintensiven Bereich ist

dafür regelmäßig die Führung von Aufzeichnungen ähnlich einem Kassenbuch oder

einem Kassenbericht notwendig. Eine veränderbare Excel-Tabelle genügt diesen Anforderungen

regelmäßig nicht“, entschied das Finanzgericht Hamburg im August 2016 (2 V

115/16).