GoBD: Darauf müssen Firmen bei der digitalen Buchführung achten

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Mit GoBD legt das Bundesfinanzministerium fest, wie Firmen ihre Buchführung im heutigen digitalen Zeitalter ordnungsgemäß umsetzen sollen. Aktuelle Gerichtsurteile zeigen, worauf es bei der Einhaltung der GoBD-Vorschriften ankommt. Doch viele Unternehmen sind auf das digitale Rechnungswesen in ihren vor- und nebengelagerten IT-Systemen noch nicht vorbereitet. Ein Leitfaden.

Gelten eingescannte Belege und Rechnungen im PDF-Format bei der Steuerprüfung? Wie und was können Unternehmen elektronisch speichern? Welche steuerlichen Dokumentationspflichten müssen sie beachten? Welche Technologien dürfen sie einsetzen? Wie und auf welche Arten darf ein Betriebsprüfer auf die Systeme zugreifen?  All diese Fragen beantworten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD.

Die GoBD ersetzen seit 2015 die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Firmen erhielten bis zum 1. Januar 2017 eine „Schonfrist“, um die neuen Regelungen umzusetzen. Seit einem Jahr gelten die neuen Richtlinien uneingeschränkt. Wichtig für Unternehmen: Die GoBD betreffen nicht nur Programme für das Rechnungswesen, sondern ausdrücklich auch die vor- und nebengelagerten IT-Systeme wie etwa Kassen-, Warenwirtschafts-, Fakturierungs-, Kostenrechnungs-, Zeiterfassungs-, Archiv- und Dokumentenmanagement-Systeme.

GoBD – darum geht‘s

Mit den GoBD gilt natürlich auch weiterhin die alte Buchhalter-Regel „Ohne Beleg keine Buchung“. Neu ist, dass diese Grundsätze jetzt an die technische Entwicklung und die elektronische Buchführung angepasst wurden. Folgende Punkte muss eine GoBD-konforme Buchhaltung erfüllen:

  • Nachvollziehbar: Belegprinzip (Keine Buchung ohne Beleg) und Verfahrensdokumentation
  • Nachprüfbar:

    Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit

    einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens

    verschaffen können. Betriebe müssen sicherstellen, dass Daten während

    der gesamten Aufbewahrungsfrist les- und auswertbar sind.

  • Vollständig:

    Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet werden; die

    Dokumentation über Wert, Inhalt und Geschäftspartner muss lückenlos

    sein.

  • Richtig: Geschäftsvorfälle

    sind nach den tatsächlichen Verhältnissen abzubilden. Der

    Steuerpflichtige haftet für die Korrektheit der Angaben, auch wenn er

    die Buchhaltung jemand anderem anvertraut.  

  • Unveränderbar:

    Firmen dürfen Einträge nicht nachträglich verändern und müssen

    Änderungen und Löschungen protokollieren; durchgehende Protokollkette

    von Beleg, Grundaufzeichnung und Buchung; Historie sowohl für

    Bewegungsdaten (Buchungen) als auch für Stammdaten, Metadaten oder

    Schlüssel erforderlich.

  • Ordentlich:

    Buchungen sind systematisch zu erfassen in zeitlicher Ordnung

    (Grundbuch, Journal) und sachlicher Ordnung (Hauptbuch, Kontenfunktion);

    getrennte Aufzeichnung von baren und unbaren Geschäften sowie von nicht

    steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen. 

  • Sicher: Firmen müssen Daten vor unbefugtem Zugriff und Verlust schützen.
  • Zeitnah: Bar-Transaktionen sind am selben Tag zu erfassen und zu buchen, bargeldlose innerhalb von zehn Tagen.
  • Aufbewahrung:

    Elektronisch empfangene - und aufbewahrungspflichtige - Dokumente oder

    Daten (dazu zählen auch Handels- und Geschäftsbriefe) müssen in

    derselben Form aufbewahrt werden. Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

    Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sind für sechs bis zehn Jahre

    digital zu archivieren.