GoBD: Auf diese Neuerungen müssen Sie sich einstellen

0 Kommentare  
3339 Aufrufe  

2019 sollten einige Änderungen der GoBD in Kraft treten – ob diese tatsächlich schon dieses oder erst nächstes Jahr wirksam werden, steht noch nicht fest. Sicher ist aber, dass sich einiges ändern wird.  Dieser Beitrag beschreibt die wichtigsten Neuerungen und erläutert, warum Sie die GoBD-Regeln jetzt unbedingt umsetzen sollten.

Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – wurden 2014 vom Bundesfinanzministerium formuliert. Diese Grundsätze definieren die Anforderungen an eine IT-gestützte Buchhaltung – und sind nach einer Übergangsfrist seit dem 01.10.2017 in Kraft.

Was viele nicht wissen: Die GoBD gilt für alle Unternehmer, Selbstständigen, Freiberufler und Kleinunternehmer – und zwar nicht nur für diejenigen, die zur Bilanzierung verpflichtet sind. Demnach müssen sich auch kleine Selbstständige, die nur eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen, an die Grundsätze halten. Vereinfacht gesagt: Die GoBD sind für alle relevant, die Geschäftsdaten - unabhängig vom Papierablagesystem - auf dem Computer vorhalten.

Die GoBD greift mehrere Probleme auf, die die Folge technischer Neuerungen sind. Ein zentraler Aspekt ist die korrekte Aufzeichnung und Ablage: Buchhalterische Vorgänge werden heute fast ausschließlich in digitaler Form durchgeführt. Rechnungen und Kontoauszüge liegen in erster Linie elektronisch vor oder werden zum Zweck der besseren Archivierung eingescannt. Die GoBD verlangt, dass alles auf dem Rechner revisionssicher archiviert wird, selbst wenn der Steuerberater die Buchführung macht.

 

GoBD – das ändert sich!

Bereits bei Erscheinen der Verordnung hat die Finanzverwaltung angekündigt, die GoBD regelmäßig zu aktualisieren und sie den veränderten technischen Gegebenheiten anzupassen. Nun stehen Änderungen an, die voraussichtlich noch im Lauf dieses Jahres in Kraft treten – möglicherweise aber auch erst 2020. Sicher ist aber, dass es diese Änderungen geben wird und dass sie für die Buchhaltung relevant sein werden.

Die gute Nachricht: Im Wesentlichen bestehen die Änderungen aus Erleichterungen und Lockerungen. Die wichtigsten Modifikationen sind:


  • Die Anforderungen an die Digitalisierung von Belegen werden gelockert: Bislang war es erlaubt, Belege zu scannen. Nun wird das stationäre Scannen dem Abfotografieren gleichgestellt. Belege dürfen nun auch mit mobilen Endgeräten fotografiert werden. Dieses „mobile Scannen“ trägt der Entwicklung Rechnung, dass Belege wie Reisekostenabrechnungen immer öfter einfach per Smartphone fotografiert werden. Das erweitert die Möglichkeiten zur Digitalisierung von Papierbelegen enorm.
     
  • Die bildliche Erfassung durch mobile Endgeräte ist auch im Ausland zulässig: Entstehen Belege im Ausland oder werden dort empfangen, kann die bildliche Erfassung auch dort erfolgen. Nutznießer dieser Änderung sind Geschäftsreisende, die im Ausland Post erhalten, oder Freelancer, die als Digitale Nomaden reisen und arbeiten – und sich häufig ihre Post nachsenden lassen, unterwegs aber mitunter wenig Platz haben, um Unmengen an Ordnern mitzuführen.
     
  • Die Aufbewahrungspflichten werden aufgeweicht: Bislang mussten bei Konvertierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in ein unternehmenseigenes Inhouse-Format beide Versionen archiviert werden. In Zukunft reicht es, in bestimmte Formate wie PDF/A konvertierte Unterlagen aufzubewahren, die Ursprungsversion muss nicht weiter vorgehalten werden.
     
  • Cloud-Systeme werden in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen: Die Cloud-Services müssen i die revisionssichere und GoBD-konforme Ablage von Dokumenten ermöglichen, so dass diese in elektronischer Form einem Papieroriginal gleichzusetzen sind. Dies gilt insbesondere für Rechnungen und Personaldokumente.
     

 

lexoffice erleichtert die Einhaltung der GoBD-Forderungen (Quelle: lexoffice)

 

Nehmen Sie die GoBD ernst!

Auch wenn diese Neuerungen für den einen oder anderen Erleichterungen sein werden: Unabhängig davon haben Selbstständige und KMUs grundsätzlich immer noch Probleme, die GoBD umzusetzen. Laut einer vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie geförderten Studie von ibi research archivieren etwa ein Drittel der kleinen Unternehmen ihre Rechnungen nicht GoBD-konform.

Das sollte nicht sein. Ein guter Grund, die GoBD 2019 endlich ernst zu nehmen, ist die Einschätzung vieler Experten, wonach die Umsetzung der Grundsätze in diesem Jahr stärker in den Fokus der Finanzämter und Prüfer rücken wird. Warum das so ist, liegt auf der Hand: Die GoBD gilt für Veranlagungsjahre, die mit oder nach dem 01.01.2015 beginnen. Da die Wirtschaftsjahre 2016, 2017 und 2018 nun zur Betriebsprüfung anstehen, kann das Finanzamt erst jetzt feststellen, ob die Buchhaltung tatsächlich gemäß der GoBD erfolgt ist. Falls noch nicht geschehen, empfiehlt es sich also spätestens jetzt, den GoBD-Vorschriften gerecht zu werden.

Selbstständige und Kleinbetriebe müssen dazu keinen hohen Zeit- oder Informationsaufwand betreiben. Professionelle Buchhaltungs-Software erledigt die GoBD-konforme Ablage automatisch. Rechnungen und Mahnungen lassen sich mit einem solchen Tool aus einem einzigen Vorgang jeweils mit wenigen Klicks generieren und parallel sofort GoBD-konform archivieren. Kunden können alle benötigten Dokumente direkt aus der Buchhaltungslösung per Mail erhalten – gescannte oder per App erfasste Belege werden außerdem automatisiert zugeordnet und ebenfalls sofort gesetzeskonform verbucht.

Weitere Informationen zum Thema GoBD:

GoBD – was für Kleinunternehmer wichtig ist: https://www.lexoffice.de/gobd/