Rechnungslegung leichtgemacht

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Kleine und mittlere Betriebe schreiben ihre Rechnungen häufig immer noch in Word oder Excel. Das ist nicht nur unnötig aufwändig, sondern auch fehlerträchtig. Schneller und zuverlässiger lässt sich das mit professioneller Software erledigen – dank der Cloud schon für wenig Geld und in hoher Qualität.

Wer ein Unternehmen führt, muss Rechnungen schreiben. Vor allem bei inhabergeführten Unternehmen ohne eigenes Rechnungswesen wird diese Aufgabe oft vom Chef persönlich am Abend erledigt. Und oft genug dienen die Microsoft-Office-Komponenten Word oder Excel als Werkzeug.

Word hat dabei den Vorteil, dass die Rechnung schön formatiert werden kann. Excel hingegen ist in der Lage, die einzelnen Positionen der Rechnung, Skontierungen, Steuersätze und dergleichen automatisch auszurechnen. Doch beide Ansätze sind nicht wirklich effizient. Automatische Anbindung an das Online-Banking zur Zahlungseingangskontrolle? Fehlanzeige. Dashboards für den schnellen Überblick? Könnte man mit viel Aufwand in Excel gestalten. Und alleine schon die richtige Rechnungsnummer muss manuell ermittelt werden – eine mögliche Fehlerquelle. Auch das Nachverfolgen einer Forderung ist nicht möglich. Wurde die Rechnung bereits beglichen? Muss eine Zahlungserinnerung geschickt werden? Oder muss bereits eine Mahnung erfolgen? Dabei ist gerade dieser Bereich der Geschäftstätigkeit dafür prädestiniert, soweit als möglich automatisiert zu werden. Eine Rechnung muss einfach pünktlich und nach klar definierten Grundsätzen rechtssicher ausgestellt werden.

Anforderungen an eine Rechnung

Neben dem geforderten Geldbetrag muss eine korrekte Rechnung zahlreiche weitere Angaben enthalten. Dazu zählen feste Elemente wie die komplette Firmenanschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder die Bankverbindung. Zudem müssen variable Elemente wie das Datum der Leistungserbringung, Ausstelldatum der Rechnung, die Mehrwertsteuer oder eine fortlaufende Rechnungsnummer vorhanden sein. Anstatt die Variablen immer wieder neu von Hand in ein Word- oder-Excel-Template einzugeben, können professionelle Lösungen diese Angaben automatisch pflegen. So zum Beispiel lexoffice von Lexware: Das Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm ist so konzipiert, dass es vom alleine arbeitenden Freiberufler bis zum Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern alle Anwendungsgebiete abdeckt. Im Rechnungswesen beherrscht lexoffice vom Angebot über den Lieferschein bis hin zu Rechnung und Rechnungskorrektur alle Schritte, die ein Unternehmen benötigt. Konsequent genutzt kann also aus einem einmal erstellten Angebot mit nur wenigen Mausklicks eine Rechnung erstellt werden. Die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens werden dazu einmalig im System erfasst. Zur Kundenverwaltung steht ein eigenes Modul zur Verfügung. Damit stehen alle Informationen, die für eine Fakturierung notwendig sind, in einer Lösung übersichtlich bereit.

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