Warum User und Angreifer die elektronische Post lieben

Everybody’s Darling E-Mail
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E-Mail gehört zu den wichtigsten Kommunikationskanälen im Büroalltag. Kein anderes Medium erlaubt es so einfach, zeit- und ortsunabhängig Nachrichten auszutauschen und große Nutzergruppen anzusprechen. Das machen sich allerdings auch Cyberkriminelle zunutze.

Deutsche Angestellte mailen gerne. Laut dem „Digital Office Index 2018“ des Branchenverbands Bitkom versenden und erhalten 90 Prozent „sehr häufig“ elektronische Nachrichten. Die Adobe-Studie „E-Mail Use 2017 in Germany“ bestätigt die Bedeutung der elektronischen Post für deutsche Unternehmen. 77 Prozent der Befragten nutzen demnach regelmäßig diesen Kanal zur Kommunikation mit Kollegen.

Für die Beliebtheit der E-Mail in der geschäftlichen Kommunikation gibt es gute Gründe. Schließlich bietet die elektronische Post viele Vorteile:

  • Zeit- und Ortsunabhängigkeit. Beim direkten Gespräch oder einem Telefonat muss der Gesprächspartner anwesend beziehungsweise am Telefon verfügbar sein. E-Mails lassen sich dagegen zeitversetzt und an jedem Ort beantworten, an dem eine Internetverbindung vorhanden ist.
  • Skalierbarkeit. Für den E-Mail-Versand ist es weitgehend unerheblich, ob die Nachricht an eine Person oder an Zehntausende von Adressaten versendet wird. Damit eignet sich das Medium nicht nur für den direkten persönlichen Austausch von Informationen, sondern auch für die Ansprache großer Gruppen, etwa durch Kunden-Newsletter und andere Aussendungen.
  • Dokumentier- und Archivierbarkeit. Anders als beim persönlichen Gespräch oder Telefonaten lässt sich der Verlauf einer E-Mail-Kommunikation direkt und lückenlos nachverfolgen und archivieren. Bei Missverständnissen oder Rechtsstreitigkeiten kann man auf diese Dokumente zurückgreifen.

 

Die Schattenseiten der E-Mail-Kommunikation

Trotz oder vielmehr gerade wegen ihrer Beliebtheit sind E-Mails als Kommunikationsmittel nicht unproblematisch. Das Medium bringt auch einige Nachteile mit sich:

  • Verlust von Produktivität. Für viele ist das Beantworten und Verwalten von E-Mails zur Hauptbeschäftigung geworden. Nach einer Studie des Arbeitsmanagement-Spezialisten Workfront fühlen sich 55 Prozent der Befragten in den USA durch die ständige Flut an elektronischen Nachrichten von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten. Rund 16 Prozent ihrer Arbeitszeit verwenden US-Angestellte demnach auf das Schreiben und Lesen elektronischer Nachrichten.

  • Datenverlust und -diebstahl. Sensible Informationen können per E-Mail leicht und unbemerkt an Adressaten weitergeleitet werden, für die sie nicht bestimmt sind. Dabei muss gar keine böse Absicht im Spiel sein. Oft genügt die Auto-Vervollständigen-Funktion des E-Mail-Programms, die bei der Eingabe einer E-Mail-Adresse den falschen Adressaten einträgt. In manchen Fällen werden vertrauliche Informationen aber auch mit voller Absicht nach außen getragen, um den Arbeitgeber bewusst zu schädigen oder finanzielle Vorteile daraus zu ziehen. Aber selbst, wenn die E-Mail mit den geheimen Daten den richtigen Adressaten erreicht, ist das Medium für solche Anwendungen eigentlich ungeeignet. Experten vergleichen das Vertraulichkeitsniveau von E-Mail mit dem einer Postkarte. Zwar gibt es schon seit vielen Jahren Verfahren wie PGP (Pretty Good Privacy) oder S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions), mit denen sich elektronische Nachrichten verschlüsseln und sicher austauschen lassen, sie haben bisher aber in den Unternehmen kaum Verbreitung gefunden.

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