Warum Sie Backup und Archiv nicht in einen Topf werfen sollten

Getrennte Backup- und Archivierungslösungen für Office 365
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Viele Unternehmen setzen in Office-365-Umgebungen ihr Archiv als Backup ein oder nutzen umgekehrt ihr Backup als Archiv. Das kann eine ganze Reihe von Problemen zur Folge haben – darunter auch rechtliche. Dieses Whitepaper plädiert dafür, Backup und Archiv zu trennen und separate Lösungen zu implementieren.

Inhalt:

Datensicherung und Informationsarchivierung werden oft in einen einzigen Topf geworfen. Das ist ein fataler Fehler, denn Datensicherung und Archivierung sind getrennte Prozesse. Diese ergänzen sich zwar, unterscheiden sich aber auch grundlegend. Gemeinsam ist ihnen, dass Backups und Archive Kopien von Daten aus der Produktionsumgebung speichern. Die Anwendungsfälle sind jedoch für jeden Fall unterschiedlich. Ein Backup ermöglicht die Wiederherstellung von Daten, die verloren gegangen sind, beschädigt wurden oder unzugänglich wurden. Ein Backup dient also in erster Linie zur Schutz der Daten und zur Erleichterung der Datenwiederherstellung.

Ein Archiv hingegen ermöglicht die Einhaltung gesetzlicher und geschäftlicher Datenhaltungsrichtlinien und unterstützt eDiscovery. Ein Archiv bewahrt eine einzelne Kopie in einem sicheren, unveränderlichen Speicher für einen begrenzten Zeitraum auf und ermöglicht dem Endbenutzer einen kontinuierlichen Zugriff auf historische Geschäftsinformationen. Dieses Whitepaper vergleicht und diskutiert die spezifischen Bedürfnisse, die Archiv und Backup erfüllen. Es zeigt, warum Unternehmen nach dem Wechsel zu Office 365 weiterhin sowohl eine Backup- als auch eine Archivierungslösung benötigen. Die Autoren erklären auch, warum es nicht ratsam ist, für beide Prozesse eine einzige Lösung zu verwenden.

Originalauszug aus dem Dokument:

Microsoft has improved the compliance features within Office 365, and also provides an archive mailbox within Exchange Online, but there are still a number of limitations. Together with the use of “In-Place Archiving” instead of a separate dedicated archive, this means Office 365 is unlikely to meet the wider needs of those organizations with specific data retention, policy enforcement, and e-discovery requirements. It’s also important to note that archiving and compliance features require the more expensive Office 365 E3 and E5 plans.

Data security: Office 365 retains all data (including archived data) in the operational environment where it co-exists with more transient data and is at risk of amendment or deletion. This contrasts with third-party solutions that take the accepted “best practice” approach to retaining a separate immutable copy of every email outside the operational email environment in a separate secure repository.

Data retention: Retention policies for email in Office 365 are limited to just age or location, and do not provide the flexibility or granularity many organizations require to meet their compliance requirements, such as rules pertaining to custodians or content.