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Warum ERP und ECM eine sinnvolle Verbindung ergeben

Nutzen und Vorteile der Integration von ECM- und ERP-Software

Optimal Systems GmbH
Firma: Optimal Systems GmbH
Sprache: Deutsch
Größe: 20 Seiten
Erscheinungsjahr: 2020
Besonderheit: registrierungspflichtig

Dokumentenmanagement-Funktionen gehören laut aktueller Studien zu den Top 10 der geplanten Investitionen in Industrie-Unternehmen. Für IT-Verantwortliche stellt sich dabei die Frage, ob die im ERP-System vorhandenen Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Funktionen ausreichen oder eine zusätzliche ECM-Lösung benötigt wird. Dieses Dokument gibt Antworten.

Inhalt:

Dieses Whitepaper beschäftigt sich mit dem Thema Enterprise Content Management (ECM) in Verbindung mit ERP-Systemen. Das Whitepaper beschreibt die Vorteile, die das Zusammenspiel beider Systeme für Anwenderunternehmen bringen kann. Dabei werden verschiedene Aufgabenstellungen in der betrieblichen Praxis dargestellt.

Am Beispielszenario der Rechnungsbearbeitung wird gezeigt, welches große Potenzial in der Verknüpfung von Geschäftsdokumenten mit ERP-Datensätzen steckt. Transparenzgewinn, Zeitersparnis bei der Bearbeitung, Beschleunigung von Prozessen, revisionssichere Archivierung, Vermeidung von Medienbrüchen und damit von Fehlerquellen sowie eine einfachere Recherche sind nur einige Vorteile der Integration beider Systeme.

Das Whitepaper bietet darüber hinaus eine Hilfestellung, um beide Systeme optimal zu integrieren und zeigt Integrationsszenarien der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS mit den meist verbreiteten ERP-Systemen.

Originalauszug aus dem Dokument:

Ein ECM-System kann besonders dort eine wichtige Ergänzung zu einer bereits bestehenden ERP-Lösung darstellen, wo geschäftsrelevante Dokumente separat abgelegt und mit ERP-Datensätzen verknüpft werden sollen, um Geschäftsprozesse vollständig digital abbil­den zu können. Die ECM-Suite hat dabei die Aufgabe, Dokumente beliebigen Dateiformats zu verwalten, egal ob sie inner- oder außerhalb eines ERP-Systems er­stellt wurden (z.B. mit Office- oder E-Mail-Programmen) oder über verschiedene Kanäle als Brief, Fax oder In­stant Messenger das Unternehmen erreichen. Mithilfe eines ECM-Systems kann praktisch der gesamte Doku­mentenbestand eines Unternehmens mit einem ERP-System verknüpft und unternehmensweit verfügbar gemacht werden.

Der Vergleich des Angebotsspektrums im Bereich Archiv und Ablage zeigt einige Unterschiede (Abb.4, S.10).Für die Ergänzung eines ERP-Systems mit Dokumentenma­nagement-Funktionen gibt es verschiedene Anwendungsszenarien, z.B. die Rechnungsbearbeitung, die digitale Kundenakte oder auch die Verknüpfung des gesamten Schriftverkehrs zu einem bestimmten Lieferanten im ERP-System. Über bidirektionale Schnittstellen kann der Zugriff auf sämtliche Daten jederzeit gewährleistet werden. Anwender sind nicht dazu gezwungen, um­ständlich zwischen mehreren Applikationen hin und her zu wechseln, sondern können vollständig in der ge­wohnten Umgebung arbeiten. Mitarbeiter können auch ohne ERP-Zugang über das ECM auf die Dokumente eines Vorgangs zugreifen.

Warum ERP und ECM eine sinnvolle Verbindung ergeben

Nutzen und Vorteile der Integration von ECM- und ERP-Software

Inhaltstyp: Whitepaper
Optimal Systems GmbH

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