Modernes Dokumenten-Lifecycle-Management mit SharePoint

Wie Sie die neuen Richtlinien zum Dateimanagement in SharePoint 2016 nutzen
0 Bewertungen
1
5
0
 
 
 
Bewerten
 
 
 
 
 
 
0 Kommentare  
80 Downloads  
SharePoint bringt zahlreiche Möglichkeiten zum Management von Dateien mit. Welche neuen Funktionen SharePoint 2016 bietet und wie Sie sie optimal einsetzen, erfahren Sie in dem hier vorliegenden Ratgeber.

Inhalt:

Eine der am häufigsten genutzten Funktionen von SharePoint ist das (gemeinsame) Bearbeiten von Dokumenten. Hier kommt es aber immer wieder zu Problemen, wenn etwa nicht mehr aktuelle Dateien in den Suchergebnissen auftauchen. Das sogenannte Dokumenten-Lifecycle-Management soll solche Schwierigkeiten eigentlich verhindern. Wenn es aber nicht zufriedenstellend funktioniert oder falsch konfiguriert ist, suchen sich die Nutzer andere Wege, um Dokumente zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.

SharePoint 2016 bietet eine neue Richtlinie zur Dokumentenlöschung, die im vorliegenden Dokument beschrieben wird. Erfahren Sie hier, wie Sie damit Aufbewahrungsregeln für veraltete Dateien in Teamseiten festlegen. Detailliert beschreibt der Autor, wie alle benötigten Richtlinien in SharePoint konfiguriert werden können, um die anfangs genannten Probleme zu vermeiden. In drei Szenarien zeigt er außerdem, wie sich die Richtlinien in der Praxis am besten umsetzen lassen.

Dadurch reduzieren Sie beispielsweise die Wartezeiten, wenn die Anwender zusätzlich zu den automatischen Archivierungsrichtlinien auch nach Bedarf manuelle Archivierungen veranlassen können. Das erhöht die Akzeptanz bei den Nutzern erheblich.

Originalauszug aus dem Dokument:

Bei den gezeigten Ansätzen für ein Dokumenten-Lifecycle-Management mit SharePoint sind häufig nur Funktionen zum Löschen verfügbar. Jedoch sollte man vorab genau darüber nachdenken, ob man Inhalte automatisch löschen lassen möchte. Obwohl ich ein Freund eines sauberen und strukturierten SharePoints bin, ist eine permanent gelöschte Datei dann eben auch wirklich weg. Überlegen Sie daher genau, welche Richtlinie in welchem Bereich für Sie Sinn macht.

Auf der sicheren Seite ist man stattdessen mit Archivierungslösungen, die weitere nützlichen Regeln bieten und eine Wiederherstellung mit allen Metadaten ermöglichen. Beim zuletzt genannten Konzept kann die Richtlinie nämlich nur nach dem Erstellungs- oder Modifizierungsdatum eingestellt werden. Dabei ist allerdings zu beachten, dass nur weil eine Datei alt ist, sie nicht zwangsläufig auch obsolet sein muss. Grundfeste Unternehmensprinzipien und -Standards können viele Jahre bestehen, ohne dass es einer Aktualisierung eines dazugehörigen Dokuments bedarf.

Langjährig etablierte Lifecycle-Lösungen, wie z.B. von AvePoint, die den nativen SharePoint-Funktionsumfang erweitern, sind daher dringend empfohlen. Die Kombination von Regeln und Auslösern, das Anwenden unterschiedlicher Lifecycle-, aber auch Archivierungsaktionen und die Verknüpfung mit Genehmigungsprozessen sind nur ein paar Beispiele, wie solche Lösungen die Standardfunktionalitäten von SharePoint erweitern.

Kommentar verfassen

LOGIN für heise Business Services

Sie haben noch keinen Account?
Hier registrieren und informieren.