Digitale Dokumente spielen für viele Unternehmen eine geschäftskritische Rolle. Nicht immer werden sie jedoch professionell erfasst, kategorisiert und gespeichert. Dieses Kompendium erklärt Einsteigern die wichtigsten Fachbegriffe rund um Dokumentmanagement und Enterprise Content Management und hilft so, digitale Dokumente besser zu verwalten.
Inhalt:
Jede Minute steigt die weltweit erzeugte Datenmenge um mehrere Petabyte. Allein im vergangenen Jahr kamen 64,2 Zettabyte hinzu – das entspricht der Speicherkapazität von mehr als 64 Milliarden Terabyte-Festplatten! Insgesamt soll das weltweite Datenaufkommen bis 2025 auf über 180 Zettabyte ansteigen.
Ein großer Teil dieser Daten besteht aus Sensorinformationen im Internet of Things (IoT) und Social Media Posts, aber natürlich nehmen auch digital erzeugte oder gespeicherte Dokumente beständig zu. Für Unternehmen kommt daher früher oder später der Zeitpunkt, an dem ein professionelles Document-Management-System (DMS) und/oder eine Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) notwendig werden.
Falls Ihnen diese Begriffe nichts oder nur wenig sagen, sind Sie hier genau richtig. Das vorliegende Kompendium erklärt nämlich verständlich und detailliert alle wichtige Begriffe aus dem Dokumentenmanagement – von „A“ wie „AI“ bis „Z“ wie „ZUGFeRD“.
Originalauszug aus dem Dokument:
Rechtevergabe
Um Sicherheit, Vertraulichkeit und › Datenschutz der verwalteten Geschäftsunterlagen zu wahren, können in einem DMS entsprechende Rechte für einzelne Mitarbeitende vergeben werden. Rollen und Rechte sind entscheidend, um sicherzustellen, dass jeder Zugang zu den benötigten Informationen hat. Dies ist besonders nützlich bei der › Urlaubsverwaltung, da für die Zugangsrechte auch entsprechende Vertretungen definiert werden können. Im Umkehrschluss haben Mitarbeitende ohne die entsprechenden Rechte auch keinen Zugriff auf geschützte Dokumente, z. B. sensible Kundendaten oder vertrauliche Vertragsverhandlungen.
REST-APIs
REST-APIs, auch RESTful Services genannt, sind eine standardisierte, industrieweit verwendete Form von › API, die die Kommunikation zwischen einem › Client und einem Server regeln.
REST steht dabei für REpresentational State Transfer. Das Verfahren regelt die Erstellung, das Erstellen, Lesen, Updaten und Löschen von Daten (englisch: Create, Read, Update, Destroy – sogenannte CRUD-Operation) auf einem Server. Neben ihrer Standardisierung zeichnen sie sich durch ihre hohe Skalierbarkeit und Performance aus. Dadurch sind sie u. a. auch für › Cloud-Anwendungen wichtig. Ein DMS mit REST-API gewährleistet die reibungslose Zusammenarbeit mit bestehender IT-Infrastruktur.