Wie die digitale Personalakte Zeit und Kosten spart

Interne und externe Möglichkeiten der Digitalisierung
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Die Suche und Verarbeitung von Informationen in herkömmlichen Personalakten kostet Unternehmen mehrere Arbeitstage pro Monat. Wer Personalakten digitalisiert, spart nicht nur Zeit für die künftige Bearbeitung, sondern auch Platz. Das Whitepaper behandelt alle Fragen von Vorbereitung und Durchführung der Digitalisierung bis zur Wahl des Anbieters.

Inhalt:

Vom Verwalter der „Lohnakte“ zum Instrument der strategischen Mitarbeiterführung – die Rolle der Personalabteilung hat sich in den vergangenen Jahrzehnten erheblich gewandelt. Entsprechend schwer ist die Personalakte heute zu managen. Die Mitarbeiter bringen pro Monat mehrere Tage mit der Suche und Verarbeitung von Informationen aus Personalakten auf. Hier kann Digitalisierung für mehr Effizienz und Schnelligkeit sorgen.

So können berechtigte Mitarbeiter zum Beispiel direkt vom Schreibtisch aus Akteninhalte einsehen und weiterleiten. Außerdem fallen die Kosten für ein papiergebundenes Archiv weg. Noch allerdings scheuen viele Entscheider die Erstinvestitionskosten. Hinzu kommen Unsicherheiten über den Einführungsprozess.

Dieses Whitepaper unterstützt Unternehmen in der Entscheidung für interne oder externe Wege der Digitalisierung und zeigt, was bei der Wahl von Lösung und Anbieter zu beachten ist. Ein Ausblick auf neue Prozesse im Unternehmensalltag verdeutlicht, wie die digitale Personalakte Sachbearbeitern und Führungskräften die praktische Arbeit erleichtern kann. Dabei geht es um zum Beispiel um Fragen der Standardisierung von Prozessen.

Darüber hinaus behandelt das Whitepaper die verschiedenen Aspekte von Datenschutz, Persönlichkeitsrechten und Sicherheit beim Thema Personalakte.

Originalauszug aus dem Dokument:

Sind die Vorbereitungen abgeschlossen, lässt sich das Digitalisieren der Personalakten erfahrungsgemäß in wenigen Tagen abwickeln. Die voraussichtlichen Kosten hierfür können auf Basis der zuvor erfolgten Hochrechnung des Aktenvolumens überschlagsweise berechnet werden.

Grundsätzlich hat das Unternehmen drei Möglichkeiten, seine Akten zu digitalisieren:

  • Die Mitarbeiter übernehmen das Digitalisieren selbst.
  • Ein Dienstleister scannt die Akten inhouse.
  • Ein Dienstleister scannt die Akten extern.

Vor der Entscheidung für eines dieser Szenarien sollten Unternehmen sich zunächst folgende Fragen beantworten: Reichen die eigenen Kapazitäten aus? Welche Digitalisierungslösung ist unter dem Strich am kostengünstigsten? Welche Lösung bietet den größtmöglichen Schutz vor unbefugtem Aktenzugriff während des Digitalisierungsprozesses? Werden die Personalakten intern digitalisiert, kann dies mehrere Wochen dauern. In den meisten Unternehmen wird nur ein sehr kleiner Personenkreis die vertraulichen Dokumente scannen dürfen.

Das Gros der Arbeit liegt somit in wenigen Händen. Zudem stehen in vielen Betrieben keine Hochleistungsscanner zur Verfügung, die für große Dokumentmengen ausgelegt sind. Das vor dem Digitalisieren notwendige manuelle Enteisen und Entheften der Dokumente kostet ebenfalls Zeit.

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